SISTEMA INTEGRADO DE GESTION SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
NTC-OHSAS 18001
Esta norma OHSAS específica los requisitos para un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional que le permita organizar, desarrollar, implementar una política y objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales e información acerca de los riesgos de seguridad y salud ocupacional. El objetivo de la norma OHSAS es apoyar y promover buenas prácticas de seguridad y salud ocupacional que este en equilibrio con las necesidades socioeconómicas. Esta norma también nos aporta terminología para mejor entendimiento de la guía
La norma se basa en la metodología conocida como PHVA, la cual se define de la siguiente manera:
ü PLANIFICAR: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la política de s y so de la organización.
ü HACER: implementar los procesos.
ü VERIFICACION: realizar el seguimiento y la medición de los procesos con respecto a la política, objetivos, requisitos legales y otros de s y so e informar sobre los resultados.
ü ACTUAR: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de seguridad y salud ocupacional.
REQUISITOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN EN S Y SO Y NORMAS
Requisitos Generales
El propósito de la organización radica en establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar las falencias de los elementos del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, de una forma que no se transforme en una carga para las empresas.
Política de S y SO La base del éxito del proceso de mejoramiento es el establecimiento adecuado de una política de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, la cual es responsabilidad y compromiso de la gerencia, por lo que se espera que ésta sea diseñada y emitida directamente por esta instancia.
La política debe cumplir con unos requisitos mínimos que se exponen a continuación:
a. Ser apropiada para la naturaleza y la escala de los riegos en S y SO de la organización;
b. Incluir un compromiso de mejoramiento continuo;
c. Incluir un compromiso con la legislación vigente aplicable de S y SO y otros requisitos que haya suscrito la organización;
d. Estar documentada e implementada y ser mantenida;
e. Ser comunicada a todos los empleados con la intención de que éstos sean concientes de sus obligaciones individuales en S y SO;
f. Estar disponible a las partes interesadas, y
g. Ser revisada periódicamente para asegurar que siga siendo pertinente y apropiada para la entidad.
PLANIFICACION
Identificación, Evaluación y Control de Riesgos
En esta etapa se establecen, implementan y mantienen los procedimientos para continuar con la identificación de peligros, evaluación y control, los cuales determinan las metas de mejoramiento de los puestos de trabajo y los métodos para alcanzar dichas metas. Se deben conocer las normas técnicas mínimas con las que podemos apoyarnos y establecer las desviaciones de seguridad que tienen los puestos de trabajo con base en las siguientes inspecciones:
· Actividades rutinarias y no rutinarias.
· Actividades de todo el personal que tenga acceso al sitio de trabajo, incluyendo personal externo como subcontratistas y visitantes.
· El estado de las instalaciones incluyendo equipos tanto de la empresa como del personal subcontratista. Además de la identificación de peligros se deben evaluar los riesgos bajo una metodología que tenga soporte técnico, teniendo en cuenta las deficiencias o desviaciones en cada puesto de trabajo, analizando consecuencias que se pueden originar, la probabilidad de que ocurra y frecuencia o personal expuesto a cada riesgo.
Requisitos legales y otros
La organización debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos de Seguridad y Salud Ocupacional, tanto legales como de otra índole, aplicables a ella. La organización debe mantener la información relacionada con la legislación actualizada. Debe comunicar la información pertinente sobre requisitos legales y de otra índole a sus empleados y otras partes interesadas.
Objetivos y programas de S y S.O.
La organización debe establecer y mantener documentados los objetivos de S y SO para cada función y nivel pertinente dentro de la organización; estos objetivos deben ser medibles, cuando sea factible y consistente con la política de S y SO, incluido el compromiso con la prevención de lesiones y enfermedades, todo para el mejoramiento continúo.
La organización debe establecer y mantener un programa de gestión de S y SO para lograr sus objetivos. Esto debe incluir documentación de:
a. la responsabilidad y autoridad designadas para el logro de los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la organización; y
b. Los medios y el plazo establecido para lograrán esos objetivos.
Un programa de salud ocupacional debidamente ejecutado, hace que la empresa, en cada una de las áreas de trabajo, sea segura, minimizando los riesgos de accidentes.
Estructura y Responsabilidades
Las funciones, responsabilidades y autoridad del personal que administra, desempeña y verifica actividades que tengan efecto sobre los riesgos de S & SO, en las instalaciones y procesos de la organización, se deben definir, documentar y comunicar con el fin de facilitar la gestión de S & SO.
La gerencia debe proveer recursos esenciales para la implementación, control y mejoramiento del sistema de gestión de S & SO.
La persona designada por la gerencia de la organización debe tener una función, responsabilidad y autoridad definidas para:
· Asegurar que los requisitos del sistema de gestión de S & SO se establezcan, implementen y mantengan de acuerdo con las especificaciones de esta norma.
·
· Asegurar que se presenten a la alta gerencia los informes sobre el desempeño del sistema de gestión de S & SO para revisión y como base para el mejoramiento de dicho sistema.
Todas aquellas personas que tengan responsabilidad gerencial deben demostrar su compromiso con el mejoramiento continuo del desempeño en Seguridad y Salud Ocupacional.
Entrenamiento, Concientización y Competencia
La organización debe establecer y mantener procedimientos para asegurar que los empleados que trabajan en cada una de las funciones y niveles pertinentes tengan conciencia de:
· La importancia de la conformidad con la política y procedimientos de S & SO y con los requisitos del sistema de gestión de S & SO.
· Las consecuencias, reales o potenciales, de sus actividades de trabajo para la S & SO y los beneficios que tiene en S & SO el mejoramiento en el desempeño personal.
· Sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con la política y procedimientos de S & SO y con los requisitos del sistema de gestión de S & SO, incluida la preparación para emergencias y los requisitos de respuesta ante emergencias.
· Las consecuencias potenciales que genera apartarse de los procedimientos operativos especificados.
En los procedimientos de entrenamiento se deben tomar en cuenta los diferentes niveles de:
· Responsabilidad, habilidad y educación.
· Conocimiento de los riesgos a que están expuestos las personas en los diferentes puestos de trabajo.
Consulta y Comunicación La organización debe tener procedimientos para asegurar que la información pertinente sobre S & SO se comunique a y desde los empleados y otras partes interesadas.
Los empleados deben:
Por intermedio de
Ser involucrados en el desarrollo y revisión de las políticas y procedimientos para administrar los riesgos;
COPASO
Ser consultados e informados, cuando haya cambios que afecten la salud y seguridad en el sitio de trabajo;
Capacitación, boletines, cartelera,
Estar representados en asuntos de salud y seguridad;
COPASO
Estructura organizacional de la empresa
Ser informados sobre quién(es) es (son) su(s) representante(s) para S & SO y el representante designado por la gerencia.
Documentación
La organización debe establecer y mantener información de:
§ La política y objetivos de seguridad y salud ocupacional;
§ La descripción del alcance del sistema de gestión de s y so;
§ Descripción de los principales elementos del sistema, documentos y requisitos exigidos por la norma.
Control de Documentos y Datos
La organización debe establecer y mantener procedimientos que le permitan controlar todos los documentos y datos requeridos por esta norma para asegurar que:
· Se puedan localizar.
· Sean actualizados periódicamente y revisados cuando sea necesario y sean aprobados por personal autorizado;
· Las versiones vigentes de los documentos y datos pertinentes estén disponibles en todos los sitios en que se realicen operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento del sistema de S & SO;
· Los documentos y datos obsoletos se retiren rápidamente de todos los puntos de emisión y de uso o de otra forma, asegurar contra el uso no previsto; y
· Se identifiquen adecuadamente los documentos y datos que se conservan archivados con propósitos legales o de preservación del conocimiento o ambas.
La organización debe identificar las operaciones y actividades asociadas con riesgos identificados donde se deba aplicar medidas de control. La organización debe planificar estas actividades, incluido el mantenimiento, con el fin de asegurar que se lleven a cabo bajo especificaciones, para lo cual debe:
· Establecer y mantener procedimientos documentados para cubrir situaciones en que su ausencia pueda causar desviaciones de la política y objetivos de S & SO;
· Estipular criterios de operación en los procedimientos;
· Establecer y mantener procedimientos relacionados con los riesgos identificados de S & SO de los bienes, equipos y servicios que la organización compre y/o utilice y comunicar los procedimientos y requisitos operativos pertinentes a los proveedores y contratistas;
· Establecer y mantener procedimientos para el diseño del sitio de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria, procedimientos operativos y organización del trabajo, incluso su adaptación a las capacidades humanas, con el fin de eliminar o reducir los riesgos de S & SO.
Preparación y Respuesta ante Emergencias
La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento para:
Ø Identificar el potencial de situaciones de emergencia
Ø Responder a tales situaciones de emergencia.
La organización también debe probar periódicamente su procedimiento de respuesta ante situaciones de emergencia, esta debe revisar periódicamente y modificar cuando sea necesario.
VERIFICACION
Medición y Seguimiento del Desempeño
La organización debe establecer y mantener procedimientos para hacer seguimiento y medir regularmente el desempeño en S & SO. Estos procedimientos deben tener en cuenta lo siguiente:
· Medidas cuantitativas y cualitativas, apropiadas para las necesidades de la organización;
· Seguimiento al grado de cumplimiento de los objetivos de S & SO de la organización;
· Medidas proactivas de desempeño con las que se haga seguimiento a la conformidad con el programa de gestión de S & SO, criterios operacionales, legislación aplicable y requisitos reglamentarios;
· Medidas reactivas de desempeño para seguimiento de accidentes, enfermedades, incidentes y otras evidencias históricas de desempeño deficiente en S & SO;
· Registro suficiente de los datos y los resultados de seguimiento y medición para facilitar el análisis subsiguiente de acciones correctivas y preventivas.
El Programa de Seguridad y Salud Ocupacional en las empresas, debe tener un sistema de seguimiento para su cumplimiento.
Evaluación del cumplimiento legal y otros.
La organización debe establecer, implementar y mantener procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y mantener registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
Accidentes, Incidentes, no conformidades y acciones correctivas y preventivas
La organización debe establecer y mantener procedimientos para definir la responsabilidad y autoridad con respecto a:
§ El manejo e investigación de: accidentes, incidentes, no conformidades.
§ La aplicación y realización de acciones para mitigar las consecuencias de los accidentes, incidentes y no conformidades.
§ La iniciación y realización de las acciones correctivas y preventivas
§ La confirmación de la efectividad de las acciones correctivas y preventivas emprendidas.
La organización debe implementar y registrar cualquier cambio en los procedimientos documentados generado por las acciones correctivas y preventivas.
Control de registros
La organización debe establecer y mantener procedimientos para la identificación, mantenimiento y disposición de los registros de S y SO, así como los resultados de las auditorias y revisiones.
Los registros de Seguridad y Salud Ocupacional deben ser legibles, identificables y trazables de acuerdo con las actividades involucradas. Los registros de S & SO se deben almacenar y mantener de forma que se puedan recuperar fácilmente y proteger contra daños, deterioro o pérdida. Los tiempos de conservación de los registros de S & SO se deben establecer y registrar.
Auditoria
El examen sistemático, para determinar si las actividades y los resultados relacionados con ellas, son conformes con las disposiciones planificadas y si éstas se implementan efectivamente y son aptas para cumplir la política y objetivos, es el papel de la auditoria, que se hace con personal interno pero de otras secciones para luego estar seguros en el cumplimiento de las exigencias y de esta manera recibir la certificación de la entidad certificadora
Para lograr las auditorias periódicas, la organización debe establecer y mantener un programa y procedimientos que faciliten esta actividad, que debe ser vista como un apoyo hacia la prevención y no para mostrar sólo no conformidades.
Revisión por la Gerencia
El proceso se inicia con la política de S & SO, pero es en esta última parte en que corresponde verificar que los factores internos, los factores externos y las acciones correctivas se hayan cumplido.
La alta gerencia debe entonces revisar, a intervalos definidos, el sistema de gestión de S & SO para asegurar su adecuación y efectividad permanente. La gerencia debe recibir la información necesaria que le permita llevar a cabo la evaluación. Esto justifica que en la estructura organizacional se encuentre el cargo de responsable de la gestión con dependencia directa de la gerencia.
De la revisión que hace la gerencia debe existir documento que demuestre bajo qué parámetros la gerencia hace la revisión.
La revisión por la gerencia debe contemplar la posible necesidad de cambiar la política, objetivos y otros elementos del sistema de gestión de S & SO, teniendo en cuenta los resultados de la auditoria al sistema de gestión de S & SO, las circunstancias cambiantes y el proceso para lograr el mejoramiento continuo, transformándose en un ciclo de mejoramiento que nunca termina.
